Di cosa si occupa un Fleet Manager e che responsabilità ha? 

Gestire le flotte di mezzi aziendali come carrelli elevatori, transpallet e piattaforme aeree per operazioni logistiche spesso può sembrare simile a giocare a mosca cieca se non si hanno gli strumenti e le competenze adatte per coordinare le varie attività in modo ordinato ed efficiente. 

Dietro ad una flotta produttiva, ben organizzata ed efficiente, molto spesso, c’è una figura professionale chiave che negli ultimi anni ha assunto un ruolo sempre più strategico anche nel settore della logistica e della movimentazione interna. Si tratta del Fleet Manager: un professionista che si occupa di coordinare tutti i mezzi aziendali.

Ma non vogliamo anticiparti troppo, leggi il resto l’articolo per conoscere meglio questo tipo di professionista e per capire se è una figura che può essere integrata per ottimizzare la tua attività. 

Chi è il Fleet Manager

Letteralmente, il termine “Fleet Manager” deriva dall’inglese e si compone di due parole:

1. Fleet = “flotta”, cioè l’insieme dei veicoli o mezzi di proprietà o in uso a un’azienda.
2. Manager = “responsabile” o “gestore”, ovvero la persona che si occupa di coordinare e amministrare qualcosa.

Il Fleet Manager, quindi, è il “responsabile della flotta” o “gestore della flotta aziendale” e si occupa di gestire, mantenere e ottimizzare l’intera flotta di mezzi, assicurandosi che:

• i mezzi siano sempre funzionanti, sicuri e conformi alle normative;
• i costi di gestione (carburante, manutenzione, noleggio, assicurazioni) siano contenuti e sotto controllo;
• i mezzi vengano utilizzati nel modo corretto dagli operatori.

In pratica, il Fleet Manager è il punto di riferimento strategico e operativo per tutto ciò che riguarda i veicoli o i mezzi dell’azienda, che si tratti di auto aziendali, camion, carrelli elevatori o piattaforme aeree. 

→ In questo articolo ci concentreremo principalmente sul Fleet Manager specializzato nella gestione di mezzi come carrelli elevatori e piattaforme aeree di tutti i tipi.

Come si diventa Fleet Manager?

Dopo aver capito chi è  un Fleet Manager, forse sarai curioso di sapere quale tipo di formazione serve per svolgere questa professione.

Devi sapere che, essendo una professione relativamente nuova, per diventare Fleet Manager non esiste un unico indirizzo di studi, ma vari percorsi formativi e professionali che permettono di sviluppare le competenze necessarie per svolgere questa mansione. 

Tra questi, troviamo: 

• Diploma tecnico-industriale o meccanico, per ruoli operativi nella manutenzione e nella gestione diretta dei mezzi;
• Laurea in ingegneria gestionale o economia aziendale, entrambe utili per ricoprire ruoli di coordinamento e per saper svolgere l’analisi dei costi;
• Master o corsi di specializzazione in fleet management e logistica, sempre più diffusi nelle business school e nelle accademie professionali.

Come vedi, dunque, per svolgere questo tipo di lavoro sono richieste competenze trasversali che vanno dall’amministrazione alla meccanica, dalla gestione di software specifici, all’ottimizzazione delle risorse alla Data Analysis. 

Vedremo nel dettaglio quali sono tutte le competenze che deve avere questa figura professionale e quali mansioni svolge nei prossimi paragrafi.

Competenze e responsabilità

Il Fleet Manager è una figura professionale complessa e strategica, che unisce competenze tecniche, gestionali e normative; un vero must per tutte le aziende che gestiscono flotte di carrelli elevatori, piattaforme o veicoli aziendali. 

Il suo obiettivo, infatti, è ottimizzare la flotta aziendale sfruttando le seguenti competenze: 

• Competenze tecniche: il Fleet Manager deve conoscere perfettamente i mezzi che gestisce sia a livello meccanico che a livello funzionale. Inoltre, deve conoscere le attività di manutenzione ordinaria (comprese le scadenze) e deve sapere come intervenire in caso di anomalie e guasti dei mezzi, gestendo le attività di assistenza,  prevedendo i tempi di fermo macchina  e coordinando le attività in modo da non incidere negativamente sulla produttività aziendale . Deve, infatti, saper interfacciarsi con officine interne o esterne, come Officina Pavan, per pianificare gli interventi di manutenzione e garantire la disponibilità continua dei mezzi.
• Competenze gestionali e organizzative: deve verificare la disponibilità dei mezzi e assegnare le giuste risorse alle attività programmate. Nel fare questo, deve saper controllare e ottimizzare i costi operativi (carburante, energia, manutenzione, noleggio ecc…) e monitorare i KPI giusti per valutare l’efficienza delle operazioni. Inoltre, deve saper valutare e pianificare il rinnovo o l’espansione della flotta e gestire il rapporto con i fornitori dei mezzi stessi o dei servizi da essi erogati. 
• Competenze normative e di sicurezza: oltre alle attività più tecniche e gestionali, il Fleet Manager deve assicurarsi che tutti i mezzi siano conformi alle normative in materia di sicurezza sul lavoro e circolazione. Deve conoscere anche le disposizioni di legge  che regolano la manutenzione dei mezzi (revisioni, collaudi, assicurazioni, verifiche per i mezzi di sollevamento) e garantire che tutti gli operatori siano formati e abilitati all’uso dei mezzi che andranno ad utilizzare (tramite patentini per carrellisti o PLE). Infine, deve anche supervisionare il corretto uso dei Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) da parte degli operatori.
• Competenze digitali e analitiche: essendo nel bel mezzo dell’era digitale, non possono mancare competenze come la conoscenza di software di fleet management e di dashboard e strumenti per l’analisi dei dati che possono aiutare ad individuare inefficienze e migliorare i processi decisionali.

Tutto questo lavoro costante di analisi e ottimizzazione fa si che il Fleet Manager ricopra responsabilità strategiche all’interno dell’azienda, poiché:

• contribuisce alla definizione degli investimenti sui mezzi;
• coordina piani di manutenzione programmata e sostenibilità ambientale (es. transizione all’elettrico o ibrido);
• valuta i fornitori di servizi e propone soluzioni per migliorare l’efficienza complessiva della flotta;
• assicura la continuità operativa dell’azienda, evitando ritardi e interruzioni dovuti a malfunzionamenti o scarsa pianificazione.

Insomma, se nella tua attività devi coordinare molti mezzi e ottimizzare le operazioni ad essi collegate, valuta di integrare un fleet manager nel tuo organico, in modo da affidare queste operazioni a una figura specializzata e liberando al tempo stesso il tuo tempo per concentrarti sulle attività più strategiche per la crescita della tua impresa.

Cosa fa un Fleet Manager: mansioni e attività principali

1) Gestione della flotta: 

Come abbiamo detto più volte, il Fleet Manager si occupa di tenere sotto controllo la flotta dei mezzi aziendali, nello specifico di:

1. pianificare l’impiego dei veicoli o carrelli nei vari reparti;
2. coordinare turni, spostamenti e assegnare i mezzi alle attività corrette;
3. verificare la disponibilità dei mezzi;
4. gestire i tempi di fermo dei mezzi per manutenzione;
5. ottimizzare la distribuzione dei carichi di lavoro tra operatori e reparti.

Gestire in modo ottimale queste operazioni significa ridurre i tempi morti, evitare sovraccarichi di lavoro e garantire la continuità produttiva dell’azienda intera.

 2) Pianificare la manutenzione e richiedere assistenza: 

Il Fleet Manager si occupa anche di coordinare la manutenzione ordinaria e straordinaria dei mezzi, al fine di allungare la loro vita operativa e mantenerli efficienti a lungo, l’obiettivo primario per chiunque gestisca attività logistiche e voglia mantenere sotto controllo i costi.

È la figura, infatti, che definisce i check-up periodici, monitora gli interventi e tiene traccia delle relative scadenze (revisione, verifiche INAIL, controlli di sicurezza).

Questa parte del lavoro è di fondamentale importanza, poiché mezzi non correttamente revisionati e mantenuti possono portare a varie inefficienze operative, con ripercussioni sulle consegne e, di conseguenza, sulla reputazione aziendale.

In Officina Pavan sappiamo quanto questo punto sia importante poiché quotidianamente ci occupiamo di eseguire manutenzioni ordinarie e straordinarie, così come gestire interventi di assistenza urgenti per garantire la continuità operativa di un’azienda. Per questo specifico motivo, possiamo supportare i Fleet Manager nel tenere lo scadenzario dei controlli di sicurezza e dei patentini per carrellisti, oppure, se la tua azienda non dispone di un Fleet Manager interno, possiamo diventare il tuo partner esterno per queste attività. 
Se hai piacere di ricevere ulteriori informazioni riguardo a questo servizio, contattaci senza impegno!

3) Controllo dei costi e ottimizzazione economica

Una parte centrale del lavoro del Fleet Manager è la gestione delle risorse economiche che devono essere assegnate alle varie attività riguardanti i mezzi impiegati. Ognuno di essi, infatti, porta con sé una serie di costi diretti e indiretti che devono essere monitorati e pianificati con attenzione, tra cui:

• manutenzione e ricambi;
• carburante (per mezzi a combustione) o energia (per mezzi elettrici);
• assicurazioni e tasse di possesso;
• canoni di noleggio o leasing;
• acquisto di nuovi mezzi.

Attraverso l’analisi dei dati e dei KPI di flotta, il Fleet Manager è in grado di individuare sprechi, inefficienze o mezzi non più performanti, proponendo soluzioni risolutive come l’acquisto di un mezzo più efficiente o il noleggio al bisogno.

 4) Gestione documentale e normativa

Oltre alla gestione della flotta sotto il punto di vista operativo ed economico, deve tenere sotto controllo anche l’aspetto burocratico relativo alle norme di sicurezza e circolazione.

Il Fleet Manager, infatti:

1. Aggiorna e archivia i documenti tecnici (libretti, registro delle manutenzioni, certificazioni CE);
2. monitora le scadenze di revisione, assicurazione e verifiche periodiche;
3. si assicura che tutti gli operatori siano in possesso delle abilitazioni necessarie (es. patentino carrellisti o PLE) e pianifica il rinnovo dei patentini in scadenza;
4. coordina le verifiche di sicurezza ai sensi del D.Lgs. 81/2008 e dell’Accordo Stato-Regioni 2012.

Grazie a questa attività di controllo e pianificazione, l’azienda rimane pienamente in regola con la legge, evitando sanzioni o fermi macchina, e assicurando un ambiente di lavoro sicuro ed efficiente per tutti gli operatori.

5) Analisi dati e reportistica

Per poter assolvere alla sua mansione in modo efficiente, specialmente se gestisce flotte numerose e complesse, il Fleet Manager non può non conoscere gli strumenti digitali di monitoraggio come: software di fleet management, sistemi di telemetria e sensori IoT, che permettono di analizzare i dati della flotta in tempo reale. Grazie all’utilizzo di questi strumenti,  può capire nel dettaglio:

• ore di utilizzo dei mezzi;
• consumi energetici;
• tempi di fermo e manutenzione;
• frequenza dei guasti e relative cause;
• costi medi per mezzo.

Analizzando tutti questi dati, potrà valutare l’efficienza operativa complessiva e individuare eventuali cali di operatività, al fine di prendere decisioni rapide e basate su dati obiettivi.

6) Gestione dei fornitori e dei contratti

Il Fleet Manager gestisce i rapporti con officine, noleggiatori, fornitori di carburante o batterie e società di leasing. Nello specifico, richiede e confronta vari preventivi, seleziona i partner di fiducia e si occupa della negoziazione dei contratti.

Nel farlo, valuta la qualità e completezza dei servizi offerti dai fornitori, nonché la loro competenza effettiva, al fine di garantire solo il meglio per l’azienda per la quale lavora. 

7) Gestione dei sinistri e delle emergenze

Guasti, incidenti o malfunzionamenti possono capitare durante le attività quotidiane aziendali. Il Fleet Manager si occupa di coordinare tutte le azioni necessarie a minimizzare i tempi di fermo causati da questi imprevisti, recuperando la piena operatività. Nel concreto: 

1. attiva il servizio di assistenza fornendo i dettagli sulla casistica;
2. gestisce la documentazione assicurativa;
3. monitora il ripristino del mezzo o richiede un sostitutivo; 
4. sollecita i vari fornitori del servizio (se necessario).

Esercitare questo ruolo con precisione è fondamentale per ridurre al minimo le conseguenze derivanti da questi inconvenienti e garantire l’efficienza di tutta la macchina operativa aziendale, anche in situazioni critiche. 

8) Innovazione e sostenibilità

Al giorno d’oggi, con la crescente attenzione verso la sostenibilità, un Fleet Manager non può occuparsi delle ottimizzazioni operative senza tenere a mente questo aspetto, sia nei processi che nella scelta dei mezzi.

E se l’azienda per cui lavora include nel proprio complesso valoriale anche l’attenzione alla sostenibilità e l’efficientamento energetico, il Fleet Manager deve tenerla in considerazione durante le analisi e valutare l’adozione di tecnologie più efficienti o meno inquinanti, come mezzi elettrici, batterie al litio e sistemi digitali di monitoraggio.

Inoltre, può calcolare il TCO (Total Cost of Ownership) per capire quando un mezzo è arrivato al suo fine vita ed è il momento di sostituirlo con modelli più performanti e “green”.

Fleet Management industriale: il supporto di Officina Pavan

Il Fleet Manager che gestisce una flotta numerosa di mezzi aziendali come carrelli elevatori, transpallet e piattaforme aeree non ha vita facile, poiché, come abbiamo visto, le sue mansioni sono molte e richiedono competenze trasversali. 

Quando il gioco si fa duro, entra in gioco lo staff tecnico e specializzato di Officina Pavan, che da oltre 50 anni affianca aziende e Fleet Manager nella gestione e manutenzione delle flotte industriali.

Grazie a questa collaborazione, possiamo non solo fornire i mezzi sopracitati assicurandoci che siano effettivamente corretti per l’uso che devi farne, ma anche integrare i nostri servizi di assistenza e manutenzione, in modo da  tenere sempre sotto controllo la flotta e comunicarti tempestivamente le scadenze per i controlli periodici obbligatori dei mezzi da noi forniti. 

Sollevando te, o il Fleet Manager, dal tenere lo scadenziario di ogni singolo mezzo impiegato. Perciò, che tu gestisca una flotta di pochi carrelli o centinaia di mezzi, in Officina Pavan puoi trovare un partner tecnico che lavora al tuo fianco, semplificando la gestione e garantendo massima produttività, sicurezza e conformità normativa.